¿Puede la AEAT solicitar la justificación de documentación que afecte a ejercicios prescritos?

Desde un punto de vista fiscal, la obligación de conservar los libros de contabilidad, las facturas y demás justificantes viene delimitada por el plazo de prescripción del derecho a liquidar los conceptos tributarios a los que se hallan vinculados dichos soportes justificativos.

Libros Obligatorios

La norma mercantil exige la llevanza de los siguientes libros de contabilidad:

1. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
2. Libro Diario: registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.

El artículo 27 del Código de Comercio, establece que los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.

Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. A tal efecto, en la contabilización de las operaciones se atenderá a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica.

Las Cuentas Anuales, reguladas en el artículo 34 del C. de Comercio, comprenderán los siguientes documentos que forman una unidad:

• Balance, en él figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto. El activo comprenderá con la debida separación el activo fijo o no corriente y el activo circulante o corriente. En el pasivo se diferenciarán con la debida separación el pasivo no corriente y el pasivo circulante o corriente. En el patrimonio neto se diferenciarán, al menos, los fondos propios de las restantes partidas que lo integran.
• Cuenta de pérdidas y ganancias, que recogerá el resultado del ejercicio, separando debidamente los ingresos y los gastos imputables al mismo, y distinguiendo los resultados de explotación, de los que no lo sean.
• Estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, que tendrá dos partes. La primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales. También se informará de los ajustes al patrimonio neto debidos a cambios en criterios contables y correcciones de errores.
• Estado de flujos de efectivo, pondrá de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categorías o tipos de actividades, los cobros y los pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio.
• Memoria, completará, ampliará y comentará la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.

En la Tercera parte del Plan General de Contabilidad aprobado por Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, se contienen las normas de elaboración de las Cuentas Anuales.

Conservación de libros

El artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Este plazo, no coincide con el de prescripción (4 años) del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación, por lo que puede ocurrir que el derecho de la Administración para regularizar un impuesto esté prescrito, pero todavía el empresario deba conservar los libros de contabilidad y demás documentación relacionada con los mismos.

Por otra parte, debe tenerse en cuenta que las comprobaciones e investigaciones podrán extenderse a ejercicios prescritos cuando los hechos surtan efectos fiscales en períodos no prescritos (art. 115 LGT) y que, en el caso de la compensación o deducción de determinados créditos fiscales, la Administración dispondrá de 10 años para comprobar la procedencia de la compensación o deducción originada (art. 66 bis.2 LGT).

El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de los libros y documentos contables, y si hubiese fallecido, el deber de conservación recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.

El Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que se deben conservar los siguientes documentos:

1. Facturas recibidas.
2. Copias o matrices de las facturas expedidas.
3. Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
4. Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
5. Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.

Dirección General de Tributos

La DGT (Dirección General de Tributos) en su Consulta Vinculante CV2513-23, de 18 de septiembre de 2023, ha dado respuesta a la cuestión planteada sobre si la Agencia Tributaria puede exigir a fecha 10 de abril de 2023 justificación documental (contratos, facturas, albaranes, justificantes de ingresos y pagos, etc.) del saldo que presentan cuentas en el asiento de apertura a fecha 1 de enero de 2018 en los libros diario y mayor de la contabilidad oficial de una empresa.

La respuesta es afirmativa. La DGT se basa para ello en el artículo 115 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT) que señala que:

«1. La Administración Tributaria podrá comprobar e investigar los hechos, actos, elementos, actividades, explotaciones, negocios, valores y demás circunstancias determinantes de la obligación tributaria para verificar el correcto cumplimiento de las normas aplicables.

Dicha comprobación e investigación se podrán realizar aún en el caso de que las mismas afecten a ejercicios o periodos y conceptos tributarios respecto de los que se hubiese producido la prescripción regulada en el artículo 66.a) de esta Ley, siempre que tal comprobación o investigación resulte precisa en relación con la de alguno de los derechos a los que se refiere el artículo 66 de esta Ley que no hubiesen prescrito, salvo en los supuestos a los que se refiere el artículo 66 bis.2 de esta Ley, en los que resultará de aplicación el límite en el mismo establecido.

En particular, dichas comprobaciones e investigaciones podrán extenderse a hechos, actos, actividades, explotaciones y negocios que, acontecidos, realizados, desarrollados o formalizados en ejercicios o periodos tributarios respecto de los que se hubiese producido la prescripción regulada en el artículo 66.a) citado en el párrafo anterior, hubieran de surtir efectos fiscales en ejercicios o periodos en los que dicha prescripción no se hubiese producido. (…)»

Conforme con lo anterior, con independencia de la obligación tributaria en concreto respecto a la cual la Administración tributaria solicite la justificación documental, extremo éste que no es manifestado por el consultante, el artículo 115 de la LGT habilita a esa solicitud, incluso aunque dicha justificación documental afecte a ejercicios prescritos, siempre y cuando resulte precisa en relación a una obligación tributaria no prescrita.